Proces komunikacji jest niezbędny do powstania, rozwoju i przetrwania wszelkiej formy organizacji. W Lean Management skuteczność działania firmy jest ściśle powiązana z jakością komunikacji wewnętrznej, czyli zachodzącej pomiędzy pracownikami danej firmy. Efektywna komunikacja pozwala na pełne wykorzystanie potencjału pracowników. Z kolei niska efektywność komunikacji może być źródłem wielu konfliktów i problemów.

Cele i funkcje komunikacji w firmie

Głównym celem komunikacji w organizacji jest przekazanie pracownikom wszystkich informacji, które są niezbędne do prawidłowego wykonania ich zadań oraz umożliwienie
im współpracowania ze sobą. Jednak komunikacja to nie tylko informowanie, powinna bowiem spełniać także takie cele jak m.in. motywowanie pracowników, rozwijanie kultury i wartości organizacyjnych, zwiększanie stopnia integracji pracowników firmy czy kształtowanie ducha organizacji.

Komunikacja w organizacji pełni wiele istotnych funkcji, spośród których najczęściej wymienianymi są: funkcja informacyjna, integracyjna, kontrolna, motywacyjna oraz emocyjna. Pierwsza z nich polega na dostarczaniu informacji koniecznych do podejmowania decyzji czy koordynacji działań. Funkcję integracyjną definiujemy jako łączenie wszystkich jednostek organizacji w jedną całość. Można to osiągnąć poprzez odpowiednią synchronizację niektórych działań. Funkcja kontrolna to jasne określenie zadań, odpowiedzialności, władzy, które umożliwiają kontrolę, np. w formie oceny wykonanej przez podwładnych pracy,
a co ważniejsze – przekazaniu informacji zwrotnej dotyczącej powyższej oceny. Funkcja motywacyjna służy zachęcaniu pracowników do realizowania celów organizacji, a emocyjna – umożliwia wyrażanie własnych opinii, pomysłów i uczuć.

Skuteczna komunikacja – czyli jaka?

Skuteczność procesu komunikacji w firmie wiążę się ze spełnieniem kilku, podstawowych zasad i procedur. Po pierwsze, pracownicy powinni znać kanały i narzędzia przekazywania informacji stosowane w firmie, a kanały te powinny być w miarę możliwości krótkie
i bezpośrednie. Co więcej, menedżerowie powinni dostosować styl zarządzania
do psychologicznych aspektów komunikacji (np. informacje odpowiadające osobistym potrzebom i wartościom są łatwiej akceptowane i przyjmowane do wiadomości). Efektywna komunikacja polega również na:

  • uwzględnieniu roli odbiorcy w procesie komunikacji – czyli dostosowaniu przekazywanego komunikatu do możliwości percepcyjnych, posiadanej wiedzy, doświadczenia, czy w końcu potrzeb informacyjnych,
  • przejrzystości przekazu, wiarygodności, która polega na zbieżności celów organizacji z zachowaniem jej członków,
  • spójności z kulturą organizacyjną, mającą istotny wpływ na kształtowanie się relacji międzyludzkich i determinującą wzorce komunikowania się w organizacji.

artykuły - zdjęcia do środka (5).jpg

Korzyści wynikające ze skutecznej komunikacji w firmie

Dlaczego warto zadbać o sprawny przebieg procesu komunikacji w firmie? Przede wszystkim usprawnia codzienną pracę – umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze wykonywanie zadań, udrażnia przepływ informacji. Ponadto pomaga w rozwiązywaniu zaistniałych problemów, czy konfliktów, wzmacnia współpracę, zaufanie, lojalność i wpływa na atmosferę pracy. Poczucie zrozumienia wśród pracowników powoduje, że utożsamiają się
z firmą, jej celami i wartościami.

Podsumowując, warto zapamiętać, że bez komunikacji, nie ma organizacji. Aby organizacja działała efektywnie, a współpraca między pracownikami przebiegała bez problemów i konfliktów, należy zadbać o jakość procesu komunikowania się. Skuteczna komunikacja wewnątrz organizacji zarówno wspiera kreatywność i zaangażowanie pracowników, jak i wpływa na pozycję konkurencyjną firmy na rynku. Działajmy zgodnie z koncepcja Lean!

Jako firma, za pomocą narzędzi technik lean badamy przepływ komunikacji w firmie i w działach. Oceniamy skuteczność przekazu, jego szybkość i rzetelność danych, a następnie przeprowadzamy warsztaty wdrożeniowe i szkolenia lean. Zaproś nas na audyt lean dotyczący przepływu informacji.

 


lean idea logo stopka

Adres do korespondencji

ul. Cyprysowa 11
80-175 Gdańsk, Polska
e-mail: leanidea@leanidea.pl

Dane kontakowe

tel: +48 607 86 49 85

Social media

Zadaj pytanie