Aktualności

Jak działamy?

Spotkanie z przedstawicielami przedsiębiorstwa
Przygotowanie oferty
Podpisanie umowy
Przedstawienie harmonogramu działań
Warsztaty w zespołach interdyscyplinarnych

Narzędzia

Na wielu stanowiskach pracy to zadanie obowiązkowe, bez którego nie można się obejść. Jest to również bardzo często podstawowa i oczekiwana forma komunikacji ze strony przełożonych, współpracowników, klientów i partnerów biznesowych. Prawidłowe korzystanie z wirtualnej skrzynki, poznanie tajników ulubionego programu pocztowego, a także porządkowanie i segregowanie wiadomości stało się nowym rodzajem sztuki. Kto posiądzie jej tajniki, ma szansę pracować efektywniej i wydajniej.

Jak często sprawdzasz skrzynkę e-mail? Czy masz kłopoty z koncentracją podczas pracy przy komputerze?
Ważne jest uchwycenie częstotliwości, z jaką korzystamy z naszej poczty elektronicznej. Odpowiedź na te pytania może być początkiem zmian. Ograniczenie odbioru e-maili do dwóch takich sytuacji dziennie może spowodować, że znacząco wzrośnie nasza koncentracja w miejscu pracy. Udowodniono bowiem, że każdorazowa kontrola skrzynki e-mail sprawia, że potrzebujemy około 23 minut, by wrócić z tą samą koncentracją do przerwanego zadania.

Stres
Boimy się przeoczyć ważną wiadomość, dlatego pozostawiamy skrzynkę otwartą przez cały dzień. Sprawdzamy ją wielokrotnie w ciągu godziny. Nie potrafimy się skupić, dezorganizujemy własny rytm, w konsekwencji opóźniamy realizację zaplanowanych zadań.

Jak sobie pomóc?
Jeśli opisane powyżej zjawiska są Ci znane warto zastosować technikę lean i wprowadzić dyscyplinę i jasne zasady, które pomogą zapanować nad chaosem organizacyjnym. Rozpoczynając pracę nad własnym systemem zarządzania skrzynką e-mail:

Krok 1: Wyłącz powiadomienia dźwiękowe i wizualne dla przychodzących e-maili.

Krok 2: Ustal i przestrzegaj stałych godzin odbierania i wysyłania e-maili.

Krok 3: E-maile z inboxa podziel na 5 kategorii:

a. Odpowiedzieć szybko (praca nie dłuższa niż 5 min.)
b. Odpowiedzieć później (potrzebuję czasu, by napisać odpowiedź)
c. Zatrzymać (e-maile, które muszą być pod ręką)
d. Czekać (czekam na odpowiedź, informację)
e. Archiwum (opracowane, ale do zatrzymania)

Krok 4: Usuń zbędne e-maile.

Nie ulega wątpliwości, że podczas każdych porządków zbędne rzeczy usuwamy. Tak jest również w przypadku niepotrzebnych e-maili. Jednak co zrobić w sytuacji, gdy w toku porządkowania nie jesteś pewien, czy chcesz skasować wiadomość? Nic prostszego! Należy utworzyć folder „usunąć na próbę” i przenosić tam wszystkie te e-maile, z którymi trudno się rozstać. Nie można ich jednak przetrzymywać dłużej niż 6 miesięcy. Pół roku to czas, w którym następuje bezpieczna weryfikacja przydatności zachowanych treści. Po tym okresie ze spokojem można dokonać selekcji i usunięcia zbędnych danych.

Zasada „sitka”
Na koniec jeszcze kilka słów o tym, czy musisz odpowiadać na każdy e-mail.
Nie, zasada tzw. sitka brzmi zaskakująco prosto: złe e-maile lądują w koszu, dobre zasługują na opracowanie lub odpowiedź.

Zatem nie odpowiadaj na e-maile, gdy:
a. pytanie nie jest jasne, a odpowiedź wymaga dopytywania
b. wiadomość nie dotyczy odpowiedzi na Twojego e-maila lub nie dotyczy Twojej pracy/zakresu obowiązków.
c. po Twojej odpowiedzi stanie się coś niedobrego, np. kogoś obrazisz lub zdenerwujesz
d. po braku Twojej odpowiedzi nie stanie się nic ważnego.

Intuicyjne tytuły
Wyrób w sobie nawyk wpisywania konkretnego tematu e-maila, numeru sprawy czy projektu.
To spowoduje, że odpowiedzi na Twoje e-maile będą przychodzić szybciej, bo już sam tytuł będzie informował odbiorcę o charakterze wiadomości i motywował do udzielenia potrzebnych informacji.

Chcesz poznać więcej technik lean, które zoptymalizują Twoją pracę? Jesteś zainteresowany wdrożeniem metod i narzędzi lean office?

Skontaktuj się z nami!

8343 m2
odzyskanej przestrzeni
o 1434 min
szybsze przezbrojenia
o 912 dni
krótszy Lead Time
102
optymalnych rut motyla

Zaufali nam

aico
amerigas
bm
cofresco
delphi
frdl
gdn
huber
kc
marwit
mm
mps
pegaz
pixella
techpal
termma
ud
unilever
wilbo
witmar
kbfolie
crist
fundacja-adapa
vetrex
aptiv
aq
deli
ergo
flugger
nava
panlink
pendulum
prestige_glass
protek
Alufire
Dot2Dot
DS Partners
DST
Jabil
Kołaszewski
Materbud
Powiatowy Urzad Pracy
Thai Union

 


lean idea logo stopka

Adres do korespondencji

ul. Cyprysowa 11
80-175 Gdańsk, Polska
e-mail: leanidea@leanidea.pl

Dane kontakowe

tel: +48 607 86 49 85

Social media

Zadaj pytanie