Aktualności

Jak działamy?

Spotkanie z przedstawicielami przedsiębiorstwa
Przygotowanie oferty
Podpisanie umowy
Przedstawienie harmonogramu działań
Warsztaty w zespołach interdyscyplinarnych

Narzędzia

 

Dlatego w procesach biurowych wskazane jest dążenie do zlokalizowania źródeł marnotrawstwa oraz ich eliminacja. Doskonałym ich rozwiązaniem może okazać się wdrożenie koncepcji Lean office.

Czym są marnotrawstwa w kontekście procesów usługowych?

Jednym z pierwszych etapów wdrażania rozwiązań, jakie oferuje Lean Office, powinna być identyfikacja oraz interpretacja wszelkich problemów, które przyczyniają się do szeroko rozumianego marnotrawstwa. W działaniach, które podejmują pracownicy biurowi, najczęstsze problemy wynikają z wysokich kosztów usług, nadmiaru informacji, opóźnień, niskiej rentowności, słabej motywacji pracowników, niskiej efektywności oraz małej elastyczności. Przestarzały system pracy, który niedostosowany jest do potrzeb pracowników również wpływa negatywnie na jakość ich pracy. Powszechnie znany problem stanowi także nadmiar papierologii oraz chaos związany z dokumentacją, który przytłacza oraz spowalnia pracę. Niekiedy poprawa, chociaż jednej z wyżej wymienionych kwestii, jest w stanie znacznie udoskonalić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przy odpowiedniej dyscyplinie i zaangażowaniu można osiągnąć wysokie korzyści eliminując marnotrawstwo. Wszystko zależy od wielkości firmy, branży, specyfiki problemów oraz chęci ludzi do wprowadzenia zmian.

Kolejne Etapy wdrażania Lean Office

Następnym etapem po wstępnym zdiagnozowaniu problemów, wbrew pozorom, nie powinna być próba ich rozwiązania. Zwykle problemy te są głębsze, niż mogłoby się powierzchownie wydawać. Dlatego należy zdiagnozować problem, znaleźć jego źródłową przyczynę. Ponadto należy omówić z pracownikami korzyści z wprowadzania zmian oraz uświadomić im, że chodzi tutaj nie tylko o dobro firmy, ale także o ich własny komfort i ergonomie pracy. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko, że zmiany wprowadzone bez odpowiedniego przygotowania nie przyjmą się, a stare problemy powrócą, co jeszcze bardziej skomplikuje funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, że należy zacząć od rewolucji w świadomości, czyli pracy nad zmianą postępowania, której celem jest zmiana myślenia. Często pracownicy są bardzo przyzwyczajeni i wręcz przywiązani do starych nawyków.

Mapowanie strumienia wartości

Ogromną wartość podczas wprowadzania w przedsiębiorstwie zmian na wzór koncepcji Lean, stanowi mapowanie strumienia wartości. Przy użyciu narzędzia lean - VSM identyfikujemy czynności dodające wartości w procesie i te, które są ewidentna stratą. W działaniach biurowych oraz administracyjnych pokazuje to przepływ procesów pomiędzy osobami, a działami oraz unaocznia istniejące marnotrawstwa. Rzetelnie przeprowadzone mapowanie powinno zawierać między innymi informacje o ilości dokumentacji i czasie realizacji poszczególnych etapów, co pozwala na obliczenie Lead Time (czasu przepływu). Zwykle najpowszechniejsze usprawnienia wprowadzane po utworzeniu mapy strumienia wartości, prowadzą do redukcji czasu na wykonanie procesu o 20-30%. Jest to osiągane dzięki likwidacji, łączeniu i skracaniu czasu trwania czynności, a także tworzeniu nowych, przydatnych oraz uniwersalnych procedur. W wyniku tych działań otrzymamy nową mapę, która pokarze obraz procesu udoskonalonego, bez marnotrawstw. Należy dokładnie przeanalizować w zakresie możliwości jej wdrożenia w życie. Czynności te należy prowadzić do momentu, w którym proces będzie możliwy i złożony przede wszystkim z działań dodających wartość oraz tych niedodających wartości, ale koniecznych w procesie.

 

 Drugie djęcie do artykułu pomiędzy treścią, propozycja 1 (2000×1333 px).jpg

Korzyści jakie niesie ze sobą Lean office

Wdrożenie koncepcji Lean office ma znaczny wpływ na redukcję niepotrzebnych kosztów. Składa się na to przede wszystkim poprawa jakości i skrócenie czasu realizacji procesów zachodzących w biurze. Stosowanie nowoczesnych rozwiązań pozwala na konkurowanie z najlepszymi w branży. Przyciąga to zarówno potencjalnych klientów, jak i nowych pracowników czy partnerów biznesowych. Zwiększenie wydajności kadry biurowej wpływa pozytywnie na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Lepsza komunikacja między pracownikami podnosi świadomość celowości ich działań i ostatecznie powoduje większe zaangażowanie. Należy zwrócić uwagę na fakt, że stosowanie rozwiązań, jakie oferuje koncpecja Lean ukierunkowuje kulturę pracy całej firmy na ciągłe doskonalenie, rozwój oraz innowacyjność.

Podsumowanie

Lean Office jest praktycznym podejściem do jak najefektywniejszego usprawnienia procesów biurowych. Kreuje podstawy do samodzielnego wdrażania koncepcji Lean oraz uczy kierowania zmianami w środowisku administracyjnym. Należy jednak pamiętać, że często teoria może na pozór wydawać się łatwa, ale to praktyka weryfikuje rzeczywistą skalę całego przedsięwzięcia. Jeżeli jednak chce się czegoś naprawdę bardzo, to wszystko można osiągnąć i poprawić. Wszystko zależy od chęci oraz zaangażowania kadry pracowniczej. Nieocenioną pomoc we wdrażaniu koncepcji Lean stanowi doświadczony Trener, który dzięki swojej wiedzy jest w stanie znacznie ulepszyć zachodzące procesy, wpłynąć pozytywnie na komfort pracowników, a ostatecznie dzięki rekomendowanym i wprowadzonym zmianom – poprawić wyniki finansowe firmy korzystającej z jego usług. Zapraszamy do udziału w szkoleniach lean dotyczących Lean Office, które prowadzimy.

8343 m2
odzyskanej przestrzeni
o 1434 min
szybsze przezbrojenia
o 912 dni
krótszy Lead Time
102
optymalnych rut motyla

Zaufali nam

aico
amerigas
bm
cofresco
delphi
frdl
gdn
huber
kc
marwit
mm
mps
pegaz
pixella
techpal
termma
ud
unilever
wilbo
witmar
kbfolie
crist
fundacja-adapa
vetrex
aptiv
aq
deli
ergo
flugger
nava
panlink
pendulum
prestige_glass
protek
Alufire
Dot2Dot
DS Partners
DST
Jabil
Kołaszewski
Materbud
Powiatowy Urzad Pracy
Thai Union

 


lean idea logo stopka

Adres do korespondencji

ul. Cyprysowa 11
80-175 Gdańsk, Polska
e-mail: leanidea@leanidea.pl

Dane kontakowe

tel: +48 607 86 49 85

Social media

Zadaj pytanie