Lean Office stanowi część Lean Management obejmującą działania administracyjne przedsiębiorstwa. Sprowadza się to do takiego zarządzania wszelkimi procesami biurowymi, aby móc zdiagnozować i zlikwidować nieefektywne procesy, a pozostałe nieustannie doskonalić. Na działalność każdej firmy musi składać się szereg procesów biurowych, które stanowią podstawę dla jej funkcjonowania.

 

Dlatego w procesach biurowych wskazane jest dążenie do zlokalizowania źródeł marnotrawstwa oraz ich eliminacja. Doskonałym ich rozwiązaniem może okazać się wdrożenie koncepcji Lean office.

Czym są marnotrawstwa w kontekście procesów usługowych?

Jednym z pierwszych etapów wdrażania rozwiązań, jakie oferuje Lean Office, powinna być identyfikacja oraz interpretacja wszelkich problemów, które przyczyniają się do szeroko rozumianego marnotrawstwa. W działaniach, które podejmują pracownicy biurowi, najczęstsze problemy wynikają z wysokich kosztów usług, nadmiaru informacji, opóźnień, niskiej rentowności, słabej motywacji pracowników, niskiej efektywności oraz małej elastyczności. Przestarzały system pracy, który niedostosowany jest do potrzeb pracowników również wpływa negatywnie na jakość ich pracy. Powszechnie znany problem stanowi także nadmiar papierologii oraz chaos związany z dokumentacją, który przytłacza oraz spowalnia pracę. Niekiedy poprawa, chociaż jednej z wyżej wymienionych kwestii, jest w stanie znacznie udoskonalić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przy odpowiedniej dyscyplinie i zaangażowaniu można osiągnąć wysokie korzyści eliminując marnotrawstwo. Wszystko zależy od wielkości firmy, branży, specyfiki problemów oraz chęci ludzi do wprowadzenia zmian.

Kolejne Etapy wdrażania Lean Office

Następnym etapem po wstępnym zdiagnozowaniu problemów, wbrew pozorom, nie powinna być próba ich rozwiązania. Zwykle problemy te są głębsze, niż mogłoby się powierzchownie wydawać. Dlatego należy zdiagnozować problem, znaleźć jego źródłową przyczynę. Ponadto należy omówić z pracownikami korzyści z wprowadzania zmian oraz uświadomić im, że chodzi tutaj nie tylko o dobro firmy, ale także o ich własny komfort i ergonomie pracy. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko, że zmiany wprowadzone bez odpowiedniego przygotowania nie przyjmą się, a stare problemy powrócą, co jeszcze bardziej skomplikuje funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, że należy zacząć od rewolucji w świadomości, czyli pracy nad zmianą postępowania, której celem jest zmiana myślenia. Często pracownicy są bardzo przyzwyczajeni i wręcz przywiązani do stary nawyków.

Mapowanie strumienia wartości

Ogromną wartość podczas wprowadzania w przedsiębiorstwie zmian na wzór koncepcji Lean, stanowi mapowanie strumienia wartości. Przy użyciu narzędzia VSM identyfikujemy czynności dodające wartości w procesie i te, które są ewidentna stratą. W działaniach biurowych oraz administracyjnych pokazuje to przepływ procesów pomiędzy osobami, a działami oraz unaocznia istniejące marnotrawstwa. Rzetelnie przeprowadzone mapowanie powinno zawierać między innymi informacje o ilości dokumentacji i czasie realizacji poszczególnych etapów, co pozwala na obliczenie Lead Time (czasu przepływu). Zwykle najpowszechniejsze usprawnienia wprowadzane po utworzeniu mapy strumienia wartości, prowadzą do redukcji czasu na wykonanie procesu o 20-30%. Jest to osiągane dzięki likwidacji, łączeniu i skracaniu czasu trwania czynności, a także tworzeniu nowych, przydatnych oraz uniwersalnych procedur. W wyniku tych działań otrzymamy nową mapę, która pokarze obraz procesu udoskonalonego, bez marnotrawstw. Należy dokładnie przeanalizować w zakresie możliwości jej wdrożenia w życie. Czynności te należy prowadzić do momentu, w którym proces będzie możliwy i złożony przede wszystkim z działań dodających wartość oraz tych niedodających wartości, ale koniecznych w procesie.

 

 Drugie djęcie do artykułu pomiędzy treścią, propozycja 1 (2000×1333 px).jpg

Korzyści jakie niesie ze sobą Lean office

Wdrożenie koncepcji Lean office ma znaczny wpływ na redukcję niepotrzebnych kosztów. Składa się na to przede wszystkim poprawa jakości i skrócenie czasu realizacji procesów zachodzących w biurze. Stosowanie nowoczesnych rozwiązań pozwala na konkurowanie z najlepszymi w branży. Przyciąga to zarówno potencjalnych klientów, jak i nowych pracowników czy partnerów biznesowych. Zwiększenie wydajności kadry biurowej wpływa pozytywnie na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Lepsza komunikacja między pracownikami podnosi świadomość celowości ich działań i ostatecznie powoduje większe zaangażowanie. Należy zwrócić uwagę na fakt, że stosowanie rozwiązań, jakie oferuje filozofia Lean ukierunkowuje kulturę pracy całej firmy na ciągłe doskonalenie, rozwój oraz innowacyjność.

Podsumowanie

Lean Office jest praktycznym podejściem do jak najefektywniejszego usprawnienia procesów biurowych. Kreuje podstawy do samodzielnego wdrażania koncepcji Lean oraz uczy kierowania zmianami w środowisku administracyjnym. Należy jednak pamiętać, że często teoria może na pozór wydawać się łatwa, ale to praktyka weryfikuje rzeczywistą skalę całego przedsięwzięcia. Jeżeli jednak chce się czegoś naprawdę bardzo, to wszystko można osiągnąć i poprawić. Wszystko zależy od chęci oraz zaangażowania kadry pracowniczej. Nieocenioną pomoc we wdrażaniu koncepcji Lean stanowi doświadczony Trener, który dzięki swojej wiedzy jest w stanie znacznie ulepszyć zachodzące procesy, wpłynąć pozytywnie na komfort pracowników, a ostatecznie dzięki rekomendowanym i wprowadzonym zmianom – poprawić wyniki finansowe firmy korzystającej z jego usług.

 


lean idea logo stopka

Adres do korespondencji

ul. Cyprysowa 11
80-175 Gdańsk, Polska
e-mail: leanidea@leanidea.pl

Dane kontakowe

tel: +48 607 86 49 85

Social media

Zadaj pytanie