0
Twój koszyk
Twój koszyk aktualnie jest pusty.
email final LI

Lean Office – jak „nie zatonąć” w mailach

Używanie poczty elektronicznej stało się w dzisiejszych czasach czynnością powszechną. Nieustannie wysyłamy i odbieramy e-maile. Na wielu stanowiskach pracy to zadanie obowiązkowe, bez którego nie można się obejść. Jest to również bardzo często podstawowa i oczekiwana forma komunikacji ze strony przełożonych, współpracowników, klientów i partnerów biznesowych. Prawidłowe korzystanie z wirtualnej skrzynki, poznanie tajników ulubionego programu pocztowego, a także porządkowanie i segregowanie wiadomości stało się nowym rodzajem sztuki. Kto posiądzie jej tajniki, ma szansę pracować efektywniej i wydajniej

Spis treści

  1. Cały czas sprawdzasz maila?
  2. Masz obawę przeoczenia ważnego maila?
  3. Jak sobie pomóc?
  4. Zasada „sitka”
  5. Intuicyjne tytuły

1. Cały czas sprawdzasz maila?

Jak często sprawdzasz skrzynkę e-mail? Czy masz kłopoty z koncentracją podczas pracy przy komputerze?
Ważne jest uchwycenie częstotliwości, z jaką korzystamy z naszej poczty elektronicznej. Odpowiedź na te pytania może być początkiem zmian. Ograniczenie odbioru e-maili do dwóch takich sytuacji dziennie może spowodować, że znacząco wzrośnie nasza koncentracja w miejscu pracy. Udowodniono bowiem, że każdorazowa kontrola skrzynki e-mail sprawia, że potrzebujemy około 23 minut, by wrócić z tą samą koncentracją do przerwanego zadania.

2. Masz obawę przeoczenia ważnego maila?

Boimy się przeoczyć ważną wiadomość, dlatego pozostawiamy skrzynkę otwartą przez cały dzień. Sprawdzamy ją wielokrotnie w ciągu godziny. Nie potrafimy się skupić, dezorganizujemy własny rytm, w konsekwencji opóźniamy realizację zaplanowanych zadań.

3. Jak sobie pomóc?

Jeśli opisane powyżej zjawiska są Ci znane warto zastosować technikę lean i wprowadzić dyscyplinę i jasne zasady, które pomogą zapanować nad chaosem organizacyjnym. Rozpoczynając pracę nad własnym systemem zarządzania skrzynką e-mail:

Krok 1: Wyłącz powiadomienia dźwiękowe i wizualne dla przychodzących e-maili.

Krok 2: Ustal i przestrzegaj stałych godzin odbierania i wysyłania e-maili.

Krok 3: E-maile z inboxa podziel na 5 kategorii:

  • Odpowiedzieć szybko (praca nie dłuższa niż 5 min.)
  • Odpowiedzieć później (potrzebuję czasu, by napisać odpowiedź)
  • Zatrzymać (e-maile, które muszą być pod ręką)
  • Czekać (czekam na odpowiedź, informację)
  • Archiwum (opracowane, ale do zatrzymania)

Krok 4: Usuń zbędne e-maile.

Nie ulega wątpliwości, że podczas każdych porządków zbędne rzeczy usuwamy. Tak jest również w przypadku niepotrzebnych e-maili. Jednak co zrobić w sytuacji, gdy w toku porządkowania nie jesteś pewien, czy chcesz skasować wiadomość? Nic prostszego! Należy utworzyć folder „usunąć na próbę” i przenosić tam wszystkie te e-maile, z którymi trudno się rozstać. Nie można ich jednak przetrzymywać dłużej niż 6 miesięcy. Pół roku to czas, w którym następuje bezpieczna weryfikacja przydatności zachowanych treści. Po tym okresie ze spokojem można dokonać selekcji i usunięcia zbędnych danych.

4. Zasada „sitka”

Na koniec jeszcze kilka słów o tym, czy musisz odpowiadać na każdy e-mail.
Nie, zasada tzw. sitka brzmi zaskakująco prosto: złe e-maile lądują w koszu, dobre zasługują na opracowanie lub odpowiedź.

Zatem nie odpowiadaj na e-maile, gdy:
a. pytanie nie jest jasne, a odpowiedź wymaga dopytywania
b. wiadomość nie dotyczy odpowiedzi na Twojego e-maila lub nie dotyczy Twojej pracy/zakresu obowiązków.
c. po Twojej odpowiedzi stanie się coś niedobrego, np. kogoś obrazisz lub zdenerwujesz
d. po braku Twojej odpowiedzi nie stanie się nic ważnego.

5. Intuicyjne tytuły

Wyrób w sobie nawyk wpisywania konkretnego tematu e-maila, numeru sprawy czy projektu.
To spowoduje, że odpowiedzi na Twoje e-maile będą przychodzić szybciej, bo już sam tytuł będzie informował odbiorcę o charakterze wiadomości i motywował do udzielenia potrzebnych informacji.

Chcesz poznać więcej technik lean, które zoptymalizują Twoją pracę? Jesteś zainteresowany wdrożeniem metod i narzędzi lean office?

Skontaktuj się z nami!