Używanie poczty elektronicznej stało się w dzisiejszych czasach czynnością powszechną. Nieustannie wysyłamy i odbieramy e-maile. Na wielu stanowiskach pracy to zadanie obowiązkowe, bez którego nie można się obejść. Jest to również bardzo często podstawowa i oczekiwana forma komunikacji ze strony przełożonych, współpracowników, klientów i partnerów biznesowych. Prawidłowe korzystanie z wirtualnej skrzynki, poznanie tajników ulubionego programu pocztowego, a także porządkowanie i segregowanie wiadomości stało się nowym rodzajem sztuki. Kto posiądzie jej tajniki, ma szansę pracować efektywniej i wydajniej

Spis treści

Cały czas sprawdzasz maila?
Masz obawę przeoczenia ważnego maila?
Jak sobie pomóc?
Zasada „sitka”
Intuicyjne tytuły

1. Cały czas sprawdzasz maila?

Jak często sprawdzasz skrzynkę e-mail? Czy masz kłopoty z koncentracją podczas pracy przy komputerze?
Ważne jest uchwycenie częstotliwości, z jaką korzystamy z naszej poczty elektronicznej. Odpowiedź na te pytania może być początkiem zmian. Ograniczenie odbioru e-maili do dwóch takich sytuacji dziennie może spowodować, że znacząco wzrośnie nasza koncentracja w miejscu pracy. Udowodniono bowiem, że każdorazowa kontrola skrzynki e-mail sprawia, że potrzebujemy około 23 minut, by wrócić z tą samą koncentracją do przerwanego zadania.

2. Masz obawę przeoczenia ważnego maila?

Boimy się przeoczyć ważną wiadomość, dlatego pozostawiamy skrzynkę otwartą przez cały dzień. Sprawdzamy ją wielokrotnie w ciągu godziny. Nie potrafimy się skupić, dezorganizujemy własny rytm, w konsekwencji opóźniamy realizację zaplanowanych zadań.

3. Jak sobie pomóc?

Jeśli opisane powyżej zjawiska są Ci znane warto zastosować technikę lean i wprowadzić dyscyplinę i jasne zasady, które pomogą zapanować nad chaosem organizacyjnym. Rozpoczynając pracę nad własnym systemem zarządzania skrzynką e-mail:

Krok 1: Wyłącz powiadomienia dźwiękowe i wizualne dla przychodzących e-maili.

Krok 2: Ustal i przestrzegaj stałych godzin odbierania i wysyłania e-maili.

Krok 3: E-maile z inboxa podziel na 5 kategorii:

Odpowiedzieć szybko (praca nie dłuższa niż 5 min.)
Odpowiedzieć później (potrzebuję czasu, by napisać odpowiedź)
Zatrzymać (e-maile, które muszą być pod ręką)
Czekać (czekam na odpowiedź, informację)
Archiwum (opracowane, ale do zatrzymania)

Krok 4: Usuń zbędne e-maile.

Nie ulega wątpliwości, że podczas każdych porządków zbędne rzeczy usuwamy. Tak jest również w przypadku niepotrzebnych e-maili. Jednak co zrobić w sytuacji, gdy w toku porządkowania nie jesteś pewien, czy chcesz skasować wiadomość? Nic prostszego! Należy utworzyć folder „usunąć na próbę” i przenosić tam wszystkie te e-maile, z którymi trudno się rozstać. Nie można ich jednak przetrzymywać dłużej niż 6 miesięcy. Pół roku to czas, w którym następuje bezpieczna weryfikacja przydatności zachowanych treści. Po tym okresie ze spokojem można dokonać selekcji i usunięcia zbędnych danych.

4. Zasada „sitka”

Na koniec jeszcze kilka słów o tym, czy musisz odpowiadać na każdy e-mail.
Nie, zasada tzw. sitka brzmi zaskakująco prosto: złe e-maile lądują w koszu, dobre zasługują na opracowanie lub odpowiedź.

Zatem nie odpowiadaj na e-maile, gdy:
a. pytanie nie jest jasne, a odpowiedź wymaga dopytywania
b. wiadomość nie dotyczy odpowiedzi na Twojego e-maila lub nie dotyczy Twojej pracy/zakresu obowiązków.
c. po Twojej odpowiedzi stanie się coś niedobrego, np. kogoś obrazisz lub zdenerwujesz
d. po braku Twojej odpowiedzi nie stanie się nic ważnego.

5. Intuicyjne tytuły

Wyrób w sobie nawyk wpisywania konkretnego tematu e-maila, numeru sprawy czy projektu.
To spowoduje, że odpowiedzi na Twoje e-maile będą przychodzić szybciej, bo już sam tytuł będzie informował odbiorcę o charakterze wiadomości i motywował do udzielenia potrzebnych informacji.

Chcesz poznać więcej technik lean, które zoptymalizują Twoją pracę? Jesteś zainteresowany wdrożeniem metod i narzędzi lean office?

Skontaktuj się z nami!

Lean Office – jak „nie zatonąć” w mailach