Narzędzia
Dowiedz się więcej od ekspertów
Porozmawiaj z Lean Idea
+48 607 86 49 85
Notacja i Model Procesu Biznesowego
BPMN to powszechnie stosowany i ceniony język służący do modelowania procesów biznesowych. Umożliwia on czytelne przedstawienie tego, co dzieje się w procesie, w jakiej kolejności oraz kto odpowiada za poszczególne działania. Dzięki swojej wizualnej formie BPMN pozwala lepiej zrozumieć sposób działania organizacji, usprawnia komunikację między zespołami oraz wspiera analizę i optymalizację procesów. Co istotne, opiera się na jasno określonych zasadach, dzięki czemu tworzone diagramy są czytelne, jednoznaczne i spójne.
Podstawowe elementy BPMN
BPMN opiera się na trzech głównych typach elementów: aktywnościach, zdarzeniach i bramkach.
Aktywności przedstawiają konkretne kroki procesu. Powinny być nazywane w formie „czasownik + rzeczownik”, np. „Przyjęcie zamówienia”. Wśród nich wyróżniamy m.in.:
- User task – wykonywany przez człowieka (nawet jeśli klika w systemie)
- Service task – wykonywany automatycznie przez system (bez człowieka)
Zdarzenia (przedstawiane jako kółka) określają momenty w procesie: jego rozpoczęcie, ważne punkty pośrednie oraz zakończenie. Mogą mieć różne typy, np. czasowe lub komunikacyjne. Warto pamiętać, że:
- czarne ikony oznaczają wysyłanie
- białe oznaczają odbieranie
Bramki (romby) odpowiadają za logikę procesu:
- XOR (wykluczająca) – wybór jednej ścieżki
- AND (równoległa) – wykonywanie działań równolegle
To właśnie kombinacja tych elementów pozwala odwzorować rzeczywisty przebieg procesu, także w sytuacjach bardziej złożonych.
Struktura procesu i poziomy modelowania
W BPMN bardzo ważne jest również pokazanie odpowiedzialności oraz poziomu szczegółowości procesu.
Pool (basen) oznacza uczestnika procesu lub granicę odpowiedzialności, np. organizację, dział czy system. Może być przedstawiony jako:
- white box – ze szczegółami wewnętrznymi
- black box – tylko z komunikacją z innymi
Lane (tor) wskazuje, kto wykonuje daną czynność – może to być rola, dział lub konkretna jednostka organizacyjna.
W praktyce stosuje się zasadę, że szczegółowe rozbicie na tory częściej pojawia się na niższym poziomie (tzw. poziomie „Dziecko”), natomiast na poziomie ogólnym („Rodzic”) często się je upraszcza, aby zachować czytelność.
BPMN wyróżnia także trzy poziomy modelowania:
- Model poglądowy – ogólny przebieg procesu, bez szczegółów
- Model analityczny – służy analizie i ocenie zakresu prac
- Model wykonywalny – bardzo szczegółowy, zawierający wszystkie elementy procesu
Dzięki temu BPMN można dopasować do różnych potrzeb – od ogólnego opisu po bardzo dokładną analizę.
Jak modelujemy?
Wskazanie jego początku i końca oraz ewentualnych wariantów zakończenia. Pozwala to jasno zdefiniować granice modelowanego procesu.
Identyfikacja głównych aktywności, które tworzą jego przebieg. Na tym etapie warto ograniczyć się do najważniejszych kroków, aby nie wprowadzać nadmiernych szczegółów.
Stworzenie diagramu ogólnego (poziom „Rodzic”), który przedstawia główny przebieg procesu w uporządkowanej formie.
Rozwijanie modelu o bardziej szczegółowe diagramy (poziom „Dziecko”), w których uwzględniane są podprocesy, role oraz dokładniejsza logika działania.
Uzupełnienie modelu o przepływy komunikatów (message flow), a także jego weryfikacja pod kątem poprawności. Szczególnie istotne jest zachowanie spójności logicznej oraz poprawne stosowanie elementów BPMN.
Zastosowanie i ograniczenia
BPMN to standardowa notacja wykorzystywana do modelowania procesów biznesowych. Jej głównym celem jest wizualne pokazanie logiki procesu, czyli tego, jak przebiega on w organizacji, jakie działania są wykonywane i w jakiej kolejności. Takie ujęcie pozwala na uporządkowanie przebiegu procesu oraz jego spójną interpretację. Stanowi uniwersalny język opisu procesów, który wspiera ich analizę oraz porównywanie.
Warto jednak jasno zaznaczyć, że BPMN nie jest narzędziem do wszystkiego.
Nie modeluje on przepływów danych w sensie technicznym, nie opisuje struktury danych ani zasad dostępu do nich. Nie jest także specyfikacją systemu IT i nie pokazuje, jak system działa „od środka”. Koncentruje się on wyłącznie na logice biznesowej procesu, a nie na technicznych szczegółach jego realizacji.
Korzyści
- Uporządkowany i standardowy sposób modelowania procesów biznesowych, który pozwala jasno przedstawić ich przebieg, odpowiedzialności oraz logikę działania
- Czytelność diagramów połączona z jednoznacznością, wynikającą z formalnych zasad, metamodelu i reguł użycia
- Koncentracja na logice biznesowej procesów, bez wchodzenia w techniczne aspekty systemów czy struktury danych
- Ułatwienie komunikacji w organizacji oraz spójny sposób odczytywania procesów, bez konieczności domyślania się intencji autora
- Wsparcie analizy i solidna podstawa do usprawniania procesów dzięki przejrzystemu i uporządkowanemu modelowi
- Możliwość przedstawienia komunikacji i relacji z otoczeniem zewnętrznym (np. klient, dostawca, system), a nie tylko działań wewnętrznych
