Dlaczego Twoja firma potrzebuje Audytu?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, audyt stał się nieodłącznym narzędziem dla każdej firmy dążącej do ciągłego doskonalenia. Pomimo że pojęcie “audyt” może brzmieć trochę niepokojąco, to jest to jednak proces niezwykle cenny i konstruktywny. W niniejszym artykule dowiemy się, dlaczego jest niezbędny dla rozwoju i stabilności każdej organizacji. Przeanalizujemy korzyści, jakie niesie ze sobą przeprowadzenie audytu, oraz omówimy kluczowe obszary, na które powinien skupić się w kontekście różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa.

Audyt daje wgląd w obecny stan i pomaga zidentyfikować obszary do usprawnienia oraz dostarcza wytyczne dla strategicznych działań. Dzisiaj wiele firm, niezależnie od wielkości czy branży, dostrzega audyt jako wartościowe narzędzie, które prowadzi do trwałego wzrostu i pomaga w osiągnięciu celów.

Spis treści

1. Ogólnie o audycie – czym jest i dlaczego warto?
2. Audyt wewnętrzny i jego rola
3. Jak audyt przyczynia się do usprawniania procesów?
4. Podsumowanie

1. Ogólnie o audycie – czym jest i dlaczego warto?

Jest to proces dokładnej analizy i oceny stanu obecnego aktualnie funkcjonujących obszarów w przedsiębiorstwie. Audytorzy przeprowadzają szczegółową obserwację procesów, stanowisk pracy, mierzą czas realizacji zlecenia (Lead Time), oceniają efektywność i wydajność procesów oraz komunikacji w przedsiębiorstwie, po to by oszacować jego potencjał.
Audyt jest jak lupa, która ujawnia niedoskonałości i potencjalne problemy. Jest też jak szkło powiększające, które dostrzega dobre praktyki i wartość dodaną w obserwowanych przepływach.
Poprzez analizę procesów, wydajności oraz jakości produktów lub usług, można zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Dzięki temu firma może skierować swoje wysiłki na eliminację bieżących problemów i uniknąć ich powrotu w przyszłości.

W trakcie audytu identyfikowane są obszary, które można poprawić, a w raporcie końcowym przedstawiane są rekomendacje usprawnień. Raport zawiera również koszty wdrożenia zalecanych optymalizacji, wyliczenie stopy zwrotu z inwestycji oraz estymację czasu potrzebnego do wdrożenia zmian. Definiuje też zespół, który należy zaangażować w pracę usprawniającą. Raport daje solidną bazę do rozpoczęcia procesu ciągłego doskonalenia firmy.

Składa się z 4 etapów:

1. Obserwacja i szczegółowa analiza stanu obecnego organizacji, przy użyciu jednego z narzędzi audytu, np. fotografii dnia pracowników, analiza czasów przestoju maszyn.
2. Ocena stanu obecnego i szacowanie potencjału.
3. Przedstawienie wniosków i rekomendacji w postaci raportu końcowego.
4. Stworzenie planu, budżetu, zespołu wdrożeniowego.

Co warto audytować:

• Proces technologiczny
• Proces komunikacji
• Proces planowania
• Proces sprzedaży
• Przepływ materiału
• Proces utrzymania jakości
• Struktura organizacyjna
• Proces onboardingu
• Proces utrzymania ruchu
• Proces kompletacji
• Procesy logistyczne

Przeprowadzenie audytu przynosi jasne i wyraźne wytyczne niezbędne do skutecznej optymalizacji obszarów w firmie:

• Niezależna i obiektywna ocena stanu aktualnego firmy wynikająca z dostarczonego raportu audytu.
• Realny i praktyczny plan działania z określeniem celów strategicznych, priorytetów, oszacowaniem kosztów i terminów wdrożenia.
• Wskazanie potencjału rozwoju firmy z konkretnymi rekomendacjami działań.
• Wyliczenie opłacalności inwestycji dzięki oszacowaniu zwrotu z inwestycji (ROI).

2. Audyt wewnętrzny i jego rola.

Audyt wewnętrzny pozwala na identyfikowanie miejsc, w których poprawa funkcjonowania jest częścią składową poprawy funkcjonowania całej organizacji. W tym celu stosuje się monitorowanie procesów, organizacja ustala cele jakościowe i analizuje efekty swojej działalności.
Analiza ryzyka procesów pozwala natomiast na identyfikowanie wszystkich miejsc w procesach firmy, mogących generować potencjalne problemy. Dzięki temu możliwe stało się takie planowanie działań, aby zagrożenia były minimalizowane, co jest formą działań zapobiegawczych.

Audyty można podzielić na szereg kategorii, ale z punktu widzenia danej organizacji, najważniejszy podział ustalony jest na:

• audyty wewnętrzne, tzw. audyty pierwszej strony,
• audyty zewnętrzne, tzw. audyty drugiej strony,
• audyty jednostek certyfikujących, czyli audyty trzeciej strony.

W praktycznym wymiarze, jako elementarne powinny być traktowane audyty wewnętrzne. Dlaczego? Właśnie one są pierwszoplanowymi w procesie doskonalenia systemu. Każdy audyt polega nie na badaniu wszystkiego, ale na badaniach wybranych próbek.
Analizie poddawany jest pewien niewielki obszar, np. przeglądane są wybrane dokumenty i na tej podstawie oceniany jest stan całości danego obszaru. Zatem niestwierdzenie niezgodności w trakcie audytu, wcale nie świadczy o tym, że ich tam nie ma, podobnie jak zidentyfikowana niezgodność nie musi przekreślać całości działań. Jest jednak ważnym wskaźnikiem, prowadzącym do dalszej analizy. W praktyce, im rzetelniej organizacja podchodzi do realizacji audytów wewnętrznych, im więcej dostrzega miejsc wymagających poprawy, a co ważniejsze – realizuje działania naprawcze (korygujące), tym większy jest stopień pewności, że audyty realizowane przez podmioty zewnętrzne także wykażą zgodność systemu z wymaganiami.

3. Jak audyt przyczynia się do usprawniania procesów?

Aby audyt nie kojarzył się negatywnie, jako kontrola, a uczestnicy badanego obszaru nie odczuwali presji, stresu i zagrożenia należy zadbać o dobrą komunikację przed audytową.
Warto zadbać o uświadomienie zarówno kierownictwu, jak i pracownikom jaki jest cel audytu. Podkreślić, że szukamy miejsca do osiągnięcia lepszego wyniku, chcemy zdobyć większą elastyczność operacyjną i finansową i nie chcemy tracić czasu na działanie nie dodające wartości.
Obiektywność, niezależność i wiarygodność – to wszystko zależy od audytora. Od jego predyspozycji i umiejętności, zależy też czy proces audytu będzie procesem interaktywnym, wzajemnego zrozumienia i osiągania postawionych przed nim celów
Najlepszym rozwiązaniem może okazać się wybór zewnętrznej firmy, gdyż zapewnia niezależne, eksperckie spojrzenie i obiektywną ocenę sytuacji audytowanej firmy.
Zrozumienie przez pracowników badanej organizacji celów i istoty audytu powinno pomóc wyeliminować opór i uczynić audyt procesem mającym na celu doskonalenie firmy.

A oto kilka sposobów, w jakie audyt wpływa na poprawę procesów operacyjnych:

1. Identyfikacja problemów i obszarów do poprawy: Przeprowadzenie audytu pozwala na dogłębną analizę procesów, identyfikację niedoskonałości oraz obszarów, które wymagają optymalizacji. Dzięki temu możliwe jest wskazanie konkretnych obszarów, które stanowią przeszkodę dla płynności i efektywności działalności firmy.
2. Dokładna analiza kroków procesu: Podczas audytu procesy są analizowane krok po kroku, co umożliwia zrozumienie, które elementy są zbędne, dublujące się lub nieefektywne. Identyfikacja tych obszarów pozwala na ich eliminację lub zmianę, co prowadzi do skrócenia czasu trwania procesu.
3. Zastosowanie metody LEAN: Audyt jest idealnym punktem wyjścia do wdrażania zasad filozofii LEAN, która dąży do eliminacji marnotrawstwa w procesach. Analiza audytu może ujawnić zbędne etapy, nadmierne zapasy czy nadmierną pracę, co jest zgodne z dążeniem do oszczędności i efektywności.
4. Przyjęcie perspektywy klienta: Audyt pomaga w spojrzeniu na procesy z perspektywy klienta lub użytkownika. To pozwala na zidentyfikowanie obszarów, które są istotne z punktu widzenia odbiorców i mogą wymagać poprawy, aby lepiej zaspokajać ich potrzeby.
5. Monitorowanie wskaźników wydajności: Audyt często łączy się z oceną wskaźników wydajności procesów. Porównanie tych wskaźników z oczekiwaniami i standardami pozwala na zidentyfikowanie obszarów, w których można poprawić wydajność.
6. Rozwiązania innowacyjne: Analiza audytu może prowadzić do odkrycia nowych, innowacyjnych sposobów na prowadzenie działań. Identyfikacja problemów może stymulować kreatywność zespołu i generować nowe pomysły na bardziej efektywne sposoby realizacji zadań.
7. Dzielenie się wiedzą: W trakcie audytu pracownicy często dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem dotyczącym procesów. To prowadzi do identyfikacji najlepszych praktyk oraz możliwości nauki od kolegów, co może przyspieszyć wprowadzanie zmian.

W rezultacie, audyt dostarcza precyzyjnych danych, które są nieodzowne do zrozumienia istniejących problemów i efektywnej optymalizacji procesów. Pomaga to firmie dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, działać bardziej efektywnie i konkurować w dynamicznym otoczeniu biznesowym.

4. Podsumowanie

W świetle współczesnych wyzwań i konkurencyjności, audyt jawi się jako niezastąpione narzędzie dla firm, które pragną osiągnąć sukces i utrzymać stabilność. W niniejszym artykule przyjrzeliśmy się temu, dlaczego przeprowadzenie audytu jest niezbędne dla rozwoju każdej organizacji.
Audyt, choć może wydawać się czasem nieco niepokojący, stanowi kluczowy proces, który przynosi wiele korzyści. Dzięki niemu firmy mogą lepiej zrozumieć swój aktualny stan, identyfikując zarówno obszary do poprawy, jak i potencjał do rozwoju. Analiza procesów i zgodności z regulacjami pozwala na skierowanie działań w odpowiednich kierunkach, co w konsekwencji wpływa na efektywność i oszczędności. Ponadto, audyt buduje zaufanie wśród klientów, inwestorów i partnerów, co jest kluczowe dla długotrwałego powodzenia firmy.