Koniec roku w biznesie to czas przemyśleń i oceny. Z kolei nowy rok to nowe możliwości i dobry moment na wprowadzenie istotnych zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu. Dobry start jest czynnikiem w dużej mierze decydującym o sukcesie przedsiębiorstwa w całym roku. Jeżeli skutecznie podsumujesz poprzedni rok, sukcesy i porażki, dokonasz analizy mocnych i słabych stron Twojej organizacji, wyznaczysz osiągalne cele i nowe działania oraz rozplanujesz budżet na kolejny rok – nie będziesz tracić czasu na korekty i zmiany strategii w trakcie roku.

Spis treści

1. Podsumowanie poprzedniego roku
2. Analiza mocnych i słabych stron
3. Cele na nowy rok
4. Wyznaczanie nowych kierunków – zasada Pareto
5. Podsumowanie

---

1. Podsumowanie poprzedniego roku

Roczne podsumowanie działalności pomoże w odpowiedzi na najważniejsze pytania – czy to, gdzie jesteśmy, co robimy i jak robimy, kim jesteśmy jako marka jest tym, czego oczekiwaliśmy i do czego dążyliśmy?

Czas końca roku kalendarzowego jest dobrym momentem, aby przemyśleć i przeanalizować działania przedsiębiorstwa, zmierzyć się z wszystkimi sukcesami i porażkami poprzedniego roku, zastanowić się, czy podjęte wówczas decyzje i działania były słuszne, przyniosły oczekiwane rezultaty, czy jednak z niektórych z nich powinno się zrezygnować lub jeszcze raz rozplanować. Należy poddać analizie również inwestycje – ocenić ich opłacalność, podsumować działania marketingowe pod względem przyjętych wcześniej założeń – czy udało osiągnąć się zamierzone wyniki. Ponadto warto zastanowić się, które z założonych celów oraz planów udało się zrealizować, a które z nich nie. Gdy już odpowiemy sobie na to pytanie, zastanówmy się co było przyczyną tego stanu rzeczy. Znalezienie odpowiedzi będzie podstawą do zidentyfikowania obszarów, które są najbardziej efektywne, a także potencjalnych obszarów, które wymagają poprawy i które należy poddać usprawnieniu – czyli w skrócie mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa.

2. Analiza mocnych i słabych stron

W celu ich zidentyfikowania należy dokładnie przyjrzeć się działaniom i procesom, zweryfikować ich zgodność z ustalonymi standardami. Niestety często zdarza się, że codzienność usypia naszą wrażliwość na niezgodności, braki, nieefektywność, przyzwyczajamy się i akceptujemy pewne odstępstwa, dlatego tak ważne jest, aby szczegółowo przeanalizować każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie.

Jak to zrobić? Warto sprawdzić wyniki kluczowych wskaźników efektywności (KPI – Key Performance Indicators), czyli najważniejszych wskaźników, dzięki którym można monitorować postępy w osiąganiu wcześniej założonych celów. Analiza wskaźników pomoże zidentyfikować, które procesy i działania osiągają satysfakcjonujące wyniki, są opłacalne i wydajne. Innym sposobem może być fotografia dnia, jedno z narzędzi audytu, polegająca na śledzeniu i rejestracji wszystkich występujących na stanowisku elementów pracy wraz z notowaniem czasu bieżącego. Pozwala kompleksowo ocenić efektywność każdego procesu, uwzględniając przy tym czas poświęcony na realizację poszczególnych jego etapów oraz skutki podjętych działań. Przeprowadzając fotografię dnia należy postępować zgodnie z następującymi krokami:

• Zdefiniowanie celu – dlaczego chcemy przeprowadzić fotografię dnia? Czy zauważono problem i chcemy mu się przyjrzeć? Czy planujemy wprowadzenie zmian/usprawnienie i chcemy zweryfikować, czy są możliwe do wdrożenia?
• Zdefiniowanie kryteriów wyboru osoby objętej badaniem – powinny być spójne z celem procesu
• Wybór terminu obserwacji – najlepszy jest okres, w którym pracownik wykonuje swoje standardowe obowiązki i zadania, czyli poza wzmożonymi okresami w roku
• Obserwacja – przy pomocy arkusza obserwacji oraz narzędzia pomiaru czasu dokonuje się obserwacji i notatek
• Analiza i wnioski – po zebraniu danych następuje ich szczegółowa analiza, czego skutkiem są odpowiednie wnioski i rekomendacje

3. Cele na nowy rok

Po dokonaniu podsumowania poprzedniego roku, należy przejść do planowania działań w rozpoczynającym się, kolejnym roku. To, jakie cele wyznaczymy na najbliższe miesiące, będzie miało ogromny wpływ na poziom motywacji do działania, dlatego duże znaczenie ma to, aby cele nie były nierealne czy trudne do osiągnięcia lub zmierzenia. Warto posłużyć się znaną i sprawdzoną metodą SMART, która zakłada, że każdy cel powinien być:

• S – sprecyzowany (specific) – cel powinien być prosty, konkretny, precyzyjny, odpowiadać na pytanie: co chcesz osiągnąć?
• M – mierzalny (measurable) – powinien istnieć konkretny wskaźnik, za pomocą którego można weryfikować postępy związanego z danym celem
• A – osiągalny (achievable) – cel powinien być możliwy do zrealizowania
• R – istotny (relevant) – cel powinien nieść ze sobą wartość dla przedsiębiorstwa
• T – określony w czasie (time-bound) – powinny zostać wyznaczone konkretne ramy czasowe, w których chce się osiągnąć dany cel

4. Wyznaczanie nowych kierunków – zasada Pareto

Po wyznaczeniu celów na nadchodzący rok należy przejść do ustalania konkretnych działań, które pomogą dane cele zrealizować oraz nadania priorytetów. W tym przypadku można posłużyć się zasadą Pareto. Autorem zasady Pareto, znanej również jako zasada 20/80, jest Vilfredo Pareto – ekonomista i socjolog, który swoją teorię oparł na spostrzeżeniu, że 20% przyczyn powoduje 80% skutków. Analiza danych zgodnie z zasadą Pareto umożliwia dokonanie hierarchizacji czynników wpływających na badane zagadnienie. Nadanie ważności przyczynom wywołującym skutek, przedstawione w formie graficznej, pozwala na intuicyjne i czytelne zobrazowanie sytuacji.

Równie pomocna przy ustalaniu priorytetów może okazać się matryca Eisenhowera, składająca się z czterech części:

• Ważne i pilne
• Ważne i niepilne
• Nieważne i pilne
• Nieważne i niepilne

Każde ze zdefiniowanych działań należy przyporządkować do odpowiedniej ćwiartki. Warto rozpocząć od tego, co jest ważne – to są priorytety. W pierwszej kolejności przyporządkuj działania ważne i pilne (takich, które muszą być zrealizowane jak najszybciej), ale nie zapominaj przy tym o sprawach ważnych i niepilnych – powinny znaleźć się na drugim miejscu. Zadania nieważne i pilne zazwyczaj są konieczne, ale nie przybliżają nas do celu. Dlatego też nie warto poświęcać im dużo czasu – postaraj się wykonać je jak najszybciej. Jeśli jakieś działania zostały przyporządkowane do ostatniej, czwartej ćwiartki, najprawdopodobniej można z nich zrezygnować, gdyż nie łączą się w żaden sposób z dążeniem do celu.

5. Podsumowanie

Początek nowego roku to szczególny okres w biznesie i warto wykorzystać go np. na wdrożenie zmian, nowych rozwiązań, ogólnie rzecz ujmując usprawnienie działalności przedsiębiorstwa. Jeżeli chcemy rozwijać firmę, jest to dobry moment na identyfikację nieefektywnych procesów i poszukiwanie nowych rozwiązań, które przyczynią się do optymalizacji działalności.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w przeprowadzeniu analizy dotychczasowej działalności i wyznaczeniu kierunku rozwoju – zamów audyt. Przeprowadzimy szczegółową analizę działań, pomożemy ustalić, gdzie jeszcze ukryty jest potencjał i przedstawimy jasne wytyczne do wdrożenia usprawnień. Skontaktuj się z nami!