Chcesz dobrze wystartować z projektem? Poprowadź spotkanie, które zmotywuje uczestników. Poznaj ważne wskazówki dotyczące kick-off meeting.

Spis treści

Zarządzanie projektem
Definicja: co to jest kick-off meeting?
Cele kick-off meeting
Rodzaje/typy spotkań
12 wskazówek, dzięki którym spotkanie inauguracyjne zakończy się sukcesem

1. Zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem polega przede wszystkim na umiejętnym przechodzeniu z fazy do fazy, na które jest on podzielony. Spotkanie inauguracyjne to kluczowy moment w takim procesie. To przejście od planowania do realizacji projektu i ustalenie kursu na czas jego trwania. To także okazja do wzmocnienia motywacji uczestników przedsięwzięcia, dzięki m.in. jasnemu ukazaniu korzyści z wdrażanego projektu oraz przedstawieniu celu. Istotne jest także ustalenie porządku każdego z etapów i wyznaczenie procedur oraz obowiązków, które wypracują pożądany efekt pracy grupowej. Przeczytaj, jak wzorcowo poprowadzić takie spotkanie!

2. Definicja: co to jest kick-off meeting?

Termin „kick-off” pochodzi ze świata sportu i oznacza” wykopnięcie”. Przeniesione do świata biznesu określa inaugurację nowego projektu, jego początek. Spotkanie inauguracyjne odbywa się po zaplanowaniu projektu i przed rozpoczęciem faktycznej realizacji. Biorą w nim udział wszyscy członkowie zespołu projektowego, klient, dostawca, interesariusze.

Agenda kick-off meeting

Powitanie i przedstawienie członków zespołu.
Omówienie celu projektu i oczekiwań wobec projektu.
Koszty projektu – jakie korzyści firma ma nadzieję osiągnąć dzięki poniesionym kosztom.
Omówienie mocnych stron projektu.
Omówienie zagrożeń projektu.
Przedstawienie planu projektu (dostępny czas, harmonogram).
Wyjaśnienie ról, zadań, obszaru odpowiedzialności członków zespołu, % zaangażowania czasowego.
Omówienie specyfiki wybranego modelu pracy (kultura projektu).
Omówienie planowanego przebiegu komunikacji.
Przedstawienie wykorzystywanych narzędzi i potrzebnej dokumentacji w projekcie.
Kolejne kroki w projekcie, najbliższe terminy.
Słowa Motywacji dla zespołu.
Czas na: opinie, uwagi, pomysły, skojarzenia, przemyślenia zebranego zespołu, sugestie.

Pobierz darmowy szablon PDF Agendy “kick-off meeting”. Wydrukuj i zabierz na spotkanie! Aby pobrać dokument, kliknij TUTAJ

3. Cele kick-off meeting

Uczestnicy projektu poznają się osobiście.
Projekt i jego znaczenie zostaje przedstawiony wszystkim w jednym brzmieniu.
Zyskanie wsparcia top managementu dla projektu.
Uświadomienie zespołowi korzyści płynących z uczestnictwa w projekcie.
Wzmocnienie ducha zespołu.
Zostanie przedstawiony zakres i podział zadań zespołu.
Każdy uczestnik zobaczy swoją rolę w zespole/projekcie.

Cel spotkania zostaje osiągnięty, kiedy każdy uczestnik wychodzi tak samo poinformowany i z poczuciem zaangażowania w projekt. Informacje pochodzące z tego samego źródła, od razu rozjaśnione poprzez sesję pytań i odpowiedzi, sprawiają, że zmniejszone zostaje ryzyko dezinformacji. Możliwy jest szybki start na jasnych zasadach i bez wątpliwości uczestników. Nieodpowiednio przeprowadzone spotkanie inauguracyjne może mieć odwrotny skutek i sprawić, że uczestnicy od samego początku będą mieć wątpliwości czy projekt się powiedzie. Dlatego najważniejszym celem takiego wydarzenia jest motywacja zespołu i zaangażowanie we wspólną sprawę.

4. Rodzaje/typy spotkań

Wybór odpowiedniego typu spotkania inauguracyjnego zależy w dużej mierze od liczby pracowników biorących udział w nowym projekcie oraz od tego, czy pracują w kilku lokalizacjach, czy w jednym biurze (lub przynajmniej w tym samym mieście). Trzy najczęstsze rodzaje spotkań inauguracyjnych to:

Standardowe spotkanie biurowe do 7 osób

Wewnętrzne projekty zazwyczaj są inaugurowane spotkaniem w biurze. Taka forma jest wystarczająca, jeżeli uczestników nie jest zbyt wiele. Zakłada się, że ich optymalna liczba to 5-7 osób. Wtedy spotkanie zachowuje płynność, a każdy ma szansę wypowiedzieć swoje pytania czy spostrzeżenia. Należy wziąć pod uwagę, że koncentracja uczestników znacznie spada po 90 minutach i zaplanować spotkanie tak, by nie przedłużyło się lub miało jasno wyznaczone przerwy.

Całodzienne spotkanie Meeting powyżej 12 osób

Jeśli projekt jest obszerny lub wymaga spotkania ponad 12 osób należy zaplanować dłuższe spotkanie z jasnym harmonogramem. Może ono trwać nawet cały dzień – ważne jednak, by z wyprzedzeniem poinformować zaangażowane osoby o długości spotkania, jego przebiegu i planowanych przerwach. Całodniowa praca nad jednym projektem wymaga także ułożenia planu tygodnia przez uczestników, warto więc upewnić się, że każdy z nich jest w stanie dotrzymać daty spotkania.

Spotkanie zamknięte – np. eventowe

Spotkania międzymiastowe o dużym prestiżu mogą odbywać się w przeznaczonych do takich wydarzeń centrach konferencyjnych. Często oferują one dodatkowe rozrywki, jak rejsy czy gry sportowe. Takie zajęcia pozwalają zintegrować rozproszony zespół. Może trwać ono dłużej niż 1 dzień – zajmować np. cały weekend. Odpowiedni wybór miejsca i planowanie z dużym wyprzedzeniem (w tym rozesłanie zaproszeń) sprawiają, że organizacja jest bardziej wymagająca, jednak charakter takiego spotkania pozwala na dogłębne omówienie zalet i wad projektu, a każdy ma czas, by wypowiedzieć ewentualne wątpliwości.

Niezależnie od tego, który wariant kick-off meeting najbardziej pasuje do Twojego projektu, ważne jest, aby nie stracić z oczu głównych celów spotkania: dobrego wprowadzenia w temat i rozbudzenia motywacji uczestników.

5. 12 wskazówek, dzięki którym spotkanie inauguracyjne zakończy się sukcesem

Nie można nie docenić wpływu pierwszego spotkania na ogólny przebieg projektu. Poznajcie najważniejsze wskazówki dotyczące prowadzenia kick-off meeting! Umiejętnie omińcie największe zagrożenie → powstanie wrażenia, że projekt jest źle zorganizowany lub może nawet nieistotny. Pokażcie siebie i planowane przedsięwzięcie w rzetelny sposób, który sprawi, że każdy z uczestników chętnie zaangażuje się w realizację.

Przedstaw zespół

Zadbaj o atmosferę, która sprzyja integracji. Na kick-off meeting spotykają się osoby często kojarzące się tylko z widzenia lub pojedynczego lunchu. Wykorzystaj to spotkanie aby nowy zespół dobrze się poznał i zapamiętał. W niedalekiej przyszłości będą ze sobą blisko współpracować. Niech będą dla siebie ludźmi z krwi i kości, a nie adresami mailowymi i numerami telefonów. Dobrze funkcjonujący zespół to więcej niż suma jego części!

Wyjaśnij cele projektu

O czym jest projekt i jakie są jego cele? Wyjaśnienie tych kwestii to główny element całego panelu. Klienci i kierownicy projektów mogą mieć znaczący wkład na motywację członków projektu. Dlatego istotne jest, by każdy uczestnik otrzymał odpowiedzi na pytania takie, jak: → Jaki jest mój wpływ na realizację projektu? → Jak mogę przyczynić się do sukcesu projektu? Poczucie znaczenia swoich kompetencji w procesie realizacji wzmacnia identyfikację z celami projektu.

Nazwij projekt

Apple używa terminów z królestwa zwierząt, takich jak gepard, puma czy tygrys. Microsoft wykorzystuje wiedzę geograficzną z nazwami takimi jak Chicago, Memphis lub Daytona. Wymyślenie nazwy projektu może być fajnym zadaniem grupowym, które stymulować będzie pierwsze interakcje uczestników. Wspólnie wykuta nazwa może wzmocnić identyfikację z projektem.

Wyjaśnij role uczestników

Od samego początku zadbaj o to, by każdy uczestnik znał zakres swojej odpowiedzialności. Wyjaśnij, jakie są oczekiwania wobec pracowników lub wspólników. Jaka część projektu zależy od ich zaangażowania i z kim kontaktować się w razie problemów. Jeśli każdy uczestnik zna swoje zadanie i rozumie, w jaki sposób przyczynia się on do sukcesu projektu, chęć do działania wzrasta. Kolejny pozytywny efekt: od samego początku zapobiega się nieporozumieniom i sporom dotyczącym kompetencji.

Doprowadź wszystkich na ten sam poziom wiedzy

Tam, gdzie spotykają się różni pracownicy – zwłaszcza z różnych działów – poziom wiedzy i doświadczenia jest często nierówny. Niektórzy znają już ten temat, inni potrzebują bardziej szczegółowego wprowadzenia. Spotkanie inauguracyjne należy wykorzystać, aby każdy uczestnik znalazł się na tym samym poziomie wiedzy. Dzięki temu pracownik od samego początku nie pozostaje w tyle za innymi i dąży do osiągnięcia tych samych celów.

Omów kanały komunikacji.

Niestety w pracach projektowych często trudno jest zebrać wszystkich na spotkanie w tym samym czasie. Zwłaszcza, gdy niektórzy pracują w innych lokalizacjach. Dlatego należy wyjaśnić, w jaki sposób odbywa się komunikacja między uczestnikami. Czy można przeprowadzać połączenia konferencyjne? Jak często cały zespół powinien się spotykać w celu omówienia postępów? Czy jest lista dystrybucyjna e-mail? Wyjaśnienie tych rzeczy z góry oszczędza czas i nerwy podczas faktycznej fazy projektu.

Wyjaśnij cele

Narzucenie zadań bez zrozumienia celu jest bardzo frustrujące dla ich wykonawców. Podczas spotkania inauguracyjnego należy wyjaśnić ogólny cel projektu, a także cele cząstkowe na jego drodze. Kilka mniejszych celów cząstkowych ma bardziej pozytywny wpływ na motywację zaangażowanych osób niż wielki cel, który wydaje się nieosiągalny.

Zbuduj zaufanie

Kierownik projektu powinien wykorzystać spotkanie inauguracyjne, aby zbudować zaufanie uczestników do siebie i swoich umiejętności. Jeżeli na spotkaniu inauguracyjnym pojawią się wątpliwości, czy osoba, która ma kierować projektem, jest odpowiednia, wątpliwości te przejdą przez cały projekt i zostaną odzwierciedlone w wynikach. Należy bardzo ostrożnie planować i organizować spotkanie. Zaufanie można również stworzyć poprzez wiarygodność. Ci, którzy sprawią wrażenie ukrywania informacji lub przenoszenia odpowiedzialności, nie będą w stanie zdobyć zaufania innych.

Generuj emocje.

Jeśli uczestnicy spotkania inauguracyjnego zostaną skonfrontowani tylko z faktami i liczbami, nie zaangażują się w pełni w projekt. Jest to nowe wyzwanie i w taki sposób warto go przedstawić. Pozytywne emocje związane z osiągnięciami zmotywują zespół i sprawią, że będzie entuzjastycznie podchodzić do swoich zadań. Każdy, kto opisuje skok ze spadochronem po prostu jako skok z samolotu z późniejszym lądowaniem, nie będzie w stanie zmotywować słuchaczy. Jednak samą opowieścią można wywołać wyjątkowy przypływ adrenaliny i dreszczyk emocji, a wtedy słuchacze będą chcieli wziąć udział w takim wyzwaniu.

Mów obrazowo

Słowa mogą przekazać Twoją wiadomość, ale lepiej zrobisz obrazując swoją myśl fotografiami i infografikami. Język obrazkowy aktywuje większy obszar mózgu, a mianowicie lewą i prawą półkulę mózgu, a tym samym zapewnia dłuższe przechowywanie powiązanych treści. Metafory i znane powiedzenia świetnie zapadają w pamięci, szczególnie jeżeli wzmocni je przekaz obrazkowy.

Zrób notatkę/protokół ze spotkania

Ustalenia ze spotkania inaugurującego powinny być w każdym przypadku odnotowane. Gdy zostaną rozdane uczestnikom po spotkaniu, można zagwarantować, że zostaną lepiej zapamiętane. Przed rozpoczęciem spotkania należy wyznaczyć osobę, która będzie sporządzać notatki podczas spotkania.

Powtarzaj ważne wiadomości.

Pierwszym sukcesem projektu jest ten, gdy uczestnicy spotkania inauguracyjnego wychodzą z sali konferencyjnej z poczuciem „doinformowania” i z motywacją do działania. W dalszym etapie należy jednak zadbać o to, by poziom motywacji utrzymywał się na niezmiennym poziomie. Mózg ma tendencję do usuwania z pamięci rzeczy, które się nie powtarzają. Dlatego najważniejsze wiadomości powinny być regularnie przypominane. Dobrą metodą jest robienie podsumowań i prośba o informację zwrotną od uczestników.

Zorganizuj dobry kick-off meeting